No tengo tiempo para planificar… o ¿no tengo tiempo porque no planifico?. Espero que al final de estas líneas quede claro.
Comencemos con una pequeña historia.
Un padre salía de casa a las 8:30 horas y llegaba de trabajar cada día a las 21:30 horas, cenaba y se metía en el despacho de casa hasta las 23:30 horas. Un día su hijo de 8 años habló con su madre (la cuál llegaba a casa a las 19:00 horas y dedicaba tiempo a su hijo):
Hijo: “mamá, ¿papá no nos quiere?”
Madre: “claro que si hijo, ¿por qué preguntas eso?”
Hijo: “porque llega muy tarde, cena y se mete en su despacho “.
Madre: “hijo es que tu padre tiene mucho trabajo y como no le da tiempo a acabarlo en la oficina se lo trae a casa”
Hijo:” entonces si papá no puede hacer su trabajo en el tiempo de trabajo ¿por qué no le bajan de nivel?
Esto es una realidad, tenemos el tiempo que tenemos, ni más ni menos, exactamente 1.440 minutos cada día, que pasan a una velocidad de 60minutos/hora, queramos o no.
El tiempo es como una cinta transportadora, transcurre a una velocidad que no depende de nosotros, lo que si depende de nosotros es qué ponemos en esa cinta transportadora, eso marca la diferencia; ahí es donde entra la planificación de trabajo, al planificar decidimos que gestión de tiempo queremos llevar a cabo, que queremos poner primero y qué ponemos después.
El tiempo es como una cinta transportadora
Cuando actuamos ¿nos planteamos hacer cosas o tener resultados?, si nos planteamos hacer cosas nos centraremos en estar activos, si nos planteamos tener resultados, nos centraremos en ser productivos. Recordemos la ley de Pareto: con el 20% del esfuerzo consigo el 80% del resultado, ¿ésto que implica?: que cuando empiezo a trabajar por la mañana, antes de ponerme a realizar tareas, tareas que pueden ser urgentes, debo repasar cuales son las 4 ó 5 tareas “importantes y no urgentes” que quiero que ocurran hoy, esto implica una buen a planificación de trabajo.
Claro que para poder repasarlas debo saber cuales son y ¿cuándo hago eso?: debí hacerlo el día anterior, debió ser lo ultimo que hice antes de acabar de trabajar y debí dejarlo escrito en la agenda, …en la agenda, no en la cabeza, para hacer una buena administración del tiempo.
A todo esto, uno puede pensar: “durante el día van a ocurrir muchas cosas que escapan a mi control”: un cliente descontento, el ordenador se estropea, se va la luz, un empleado se pone malo, más emails de lo habitual, se va la línea y no podemos usar el wifi”, … en fin, todo esto y muchas cosas más que no podemos prever pueden ocurrir, por eso la planificación de trabajo no pretende dar prioridad a nuestra agenda , sino agendar nuestras prioridades, todo aquello que queremos que ocurra.
No se trata de dar prioridad a tu agenda sino de agenda tus prioridades
De esta forma reducimos la incertidumbre y hacemos podemos hacer una mejor administración del tiempo y conseguir que nuestro día se acerque más a aquello que queremos que sea el día. Si no, podemos acabar el día con la sensación de: “hoy no he parado de trabajar y siento que no he hecho nada”.
Cuando eso ocurre, suele ser consecuencia de haber comenzado el día con la actitud de: “a ver que pasa hoy” en lugar de con la actitud de “a ver que hago que pase hoy”.
Van a ocurrir cosas que no dependen de nosotros y otras que si, debemos ser conscientes de que lo que importa no es lo que nos va a ocurrir durante el día, sino qué vamos a hacer nosotros ante lo que nos ocurre, esto va a marcar la diferencia en nuestro resultado al final del día, de la semana, del mes y del año.
Por tanto, comencemos con el fin en nuestra mente, hagamos la planificación de trabajo que nos va a permitir llegar allí y tratemos de hacer durante nuestro día y nuestra semana algo que se acerque razonablemente a lo que hemos planificado y podamos así conseguir el resultado que nos hemos planteado.
Eso sí, siempre con flexibilidad, porque planificar hemos dicho que es AGENDAR NUESTRAS PRIORIDADES, pero no es llenar nuestra agenda y recordemos que si algo es urgente no tiene porque ser importante.
Una buena gestión de tiempo implica que trabajemos dando prioridad a lo importante, no a lo urgente, así tenemos un mayor control de nuestra vida, mejores resultados y una mayor paz interior.